minit mesyuarat

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT.....................................

(Catatkan nama mesyuarat)

Bil..... Tahun..........

(Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)



Tarikh : ……… .

Masa : ………..

Tempat : ……….


HADIR

Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.


HADIR BERSAMA

Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut

kekananan.


URUSETIA

Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.


I. PERUTUSAN Y. BHG. PENGERUSI



Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.


II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT



Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.


III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT



Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.



Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.


IV. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA



Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.



Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:

a. Tajuk kertas kerja berkenaan;

b. Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan;

c. Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan;

d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja bekenaan;

e. Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan; dan
f. Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya

V. HAL-HAL LAIN



Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.


VI PENUTUP



Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:

a. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan;

b. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; dan

c. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.



Urusetia

Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat.)



Tarikh

Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.